|
TỔNG CỤC HẢI QUAN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 614/QĐ-HQLS |
Lạng Sơn, ngày 26 tháng 6 năm 2018 |
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH LẠNG SƠN
CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH LẠNG SƠN
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14/4/2017 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 728/QĐ-HQLS ngày 02/8/2013 của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
Điều 3. Chánh Văn phòng, thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
CỤC TRƯỞNG |
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH LẠNG SƠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 614/QĐ-HQLS ngày 26/6/2018 của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng: Quy chế này điều chỉnh tất cả những quy định về hoạt động văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định.
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này được áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. “Công tác văn thư” tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu hành chính; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2. “Hệ thống quản lý điều hành qua mạng của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn” là phần mềm được xây dựng nhằm phục vụ công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị thông qua những chức năng cơ bản như quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý văn bản, tờ trình và hồ sơ công việc, chuyển nhận văn bản qua môi trường mạng máy tính, trao đổi nội bộ và quản lý công việc của các cán bộ, công chức thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn...
3. “Văn bản đi” là văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành, gửi cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, đơn vị, cá nhân ngoài cơ quan, đơn vị;
4. “Văn bản đến” là văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) tài liệu, đơn thư... của các cơ quan, cá nhân, tổ chức gửi đến gửi đến Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn;
5. “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu;
6. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan, đơn vị;
7. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, đơn vị ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;
8. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn vị ban hành;
9. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
10. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;
12. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số hoặc một số đặc điểm chung (như tên loại văn bản; cơ quan, đơn vị ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân;
13. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định;
14. “Văn bản khẩn” là văn bản có nội dung cần giải quyết nhanh được đóng dấu theo mức độ: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” và do đơn vị soạn thảo hoặc người có thẩm quyền ký văn bản quyết định;
15. “Văn bản Mật” là văn bản có nội dung bí mật nhà nước được đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật hoặc Mật) theo quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư:
1. Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn chịu trách nhiệm chỉ đạo, quản lý chung về công tác văn thư trong phạm vi toàn Cục, bao gồm:
a) Tham mưu, giúp Tổng cục trưởng thực hiện quản lý về công tác văn thư và làm đầu mối chỉ đạo công tác văn thư trong toàn Cục.
b) Căn cứ vào văn bản chỉ đạo của nhà nước, của cấp trên (Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan) về công tác văn thư, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư cho phù hợp với hoạt động của cơ quan;
c) Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục;
d) Tổ chức thực hiện công tác văn thư tại cơ quan Cục và các đơn vị trực thuộc Cục phù hợp với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đang được triển khai áp dụng.
2. Chánh Văn phòng Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn chịu trách nhiệm tham mưu, giúp Cục trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện thống nhất về công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư và làm đầu mối chỉ đạo công tác văn thư trong toàn Cục bao gồm những nội dung sau:
a) Căn cứ vào văn bản chỉ đạo của Nhà nước, của cấp trên về công tác văn thư hướng dẫn tổ chức thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư cho phù hợp với hoạt động của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn;
b) Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục hải quan tỉnh Lạng Sơn
c) Tổ chức thực hiện công tác văn thư tại cơ quan Cục và phù hợp với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mà Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn đang được triển khai áp dụng.
3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư tại đơn vị
4. Cán bộ công chức, người lao động trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải chấp hành nghiêm túc các quy định về công tác văn thư tại Nghị định của Chính phủ, quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn và các quy định khác có liên quan.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư:
1. Mọi hoạt động trong công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tài chính.
2. Cán bộ, công chức không được sử dụng hệ thống quản lý điều hành qua mạng để trao đổi các thông tin mật, đơn thư tố cáo, thông tin hạn chế công bố, trao đổi công việc không thuộc nhiệm vụ của cơ quan và các nội dung khác trái với quy định.
3. Công chức làm công tác văn thư phải có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm, có ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải thực hiện cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản (theo phụ lục II Quy chế công tác lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn) nộp cho cơ quan tổ chức và đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức.
Điều 5: Tổ chức văn thư
1. Tại cơ quan Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn: Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng;
2. Các Chi cục và đơn vị tương đương trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn bố trí công chức văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm (bán chuyên trách) để quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có), quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành.
Điều 6. Nhiệm vụ của văn thư
1. Văn thư tại của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn có nhiệm vụ sau:
a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, trong cơ quan thực hiện đúng các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;
b) Tiếp nhận, cập nhật dữ liệu, phân luồng xử lý văn bản đến trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng của cơ quan;
c) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
d) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng; Làm thủ tục phát hành, cập nhật dữ liệu văn bản đi vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng của cơ quan, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
đ) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
e) Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, quản lý sổ sách hình thành trong hoạt động của công tác văn thư;
f) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị;
g) Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học công nghệ, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư.
2. Văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn có nhiệm vụ:
a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, trong đơn vị thực hiện đúng các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;
b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa giao nộp cho lưu trữ cơ quan);
c) Làm đầu mối trình và nhận văn bản, hồ sơ; chịu trách nhiệm theo dõi, cập nhật kết quả xử lý văn bản theo các tiêu chí quy định của hệ thống quản lý điều hành qua mạng thuộc trách nhiệm của đơn vị mình; đôn đốc các Đội, cá nhân trong đơn vị xử lý văn bản; tổng hợp kết quả xử lý văn bản của đơn vị;
d) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;
đ) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính và thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn, các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn bao gồm:
1. Văn bản hành chính
Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, kết luận thanh tra, kiểm tra, tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển...;
2. Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên ngành như các chứng từ kế toán, kế toán nghiệp vụ thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, các loại mẫu ấn chỉ Hải quan và các chứng từ thuộc hồ sơ Hải quan ... thực hiện theo các quy định của Nhà nước, Bộ Tài chính và của Tổng cục Hải quan.
3. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
Điều 8. Thể thức văn bản
1. Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (tham khảo phụ lục I, II, III kèm theo quy chế này.
2. Thể thức văn bản chuyên ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng Bộ Tài chính, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật liên quan và theo thông lệ quốc tế.
5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ và các quy định khác về việc sử dụng chữ ký số.
Điều 9. Soạn thảo văn bản
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan cho việc soạn thảo;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản dự thảo văn bản;
- Trình duyệt bản dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Điều 10. Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo đã được duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trường hợp cần thiết phải sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã được duyệt thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
3. Tại cơ quan Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn
Công chức được giao xử lý công việc sau khi dự thảo xong trình văn bản qua Lãnh đạo đơn vị phụ trách kiểm tra về nội dung, tính hợp pháp của văn bản và ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.). Các văn bản, nội dung công việc do các đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Cục phải do Thủ trưởng đơn vị ký trình, trường hợp ủy nhiệm cho cấp phó ký trình thì Thủ trưởng đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung trình.
4. Tại Chi cục và đơn vị tương đương trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn
Công chức được giao xử lý công việc sau khi dự thảo xong trình văn bản qua lãnh đạo Đội phụ trách kiểm tra về nội dung, tính hợp pháp của văn bản và ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.). Các văn bản do các Đội/Tổ soạn thảo trình lãnh đạo đơn vị phải do Đội trưởng/Tổ trưởng đơn vị ký trình, trường hợp ủy nhiệm cho cấp phó ký trình thì Đội trưởng/Tổ trưởng vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung trình.
Điều 11. Kiểm tra và thẩm định văn bản trước khi ký ban hành
1. Lãnh đạo Phòng hoặc lãnh đạo Đội chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) và từng trang phụ lục, bảng biểu đính kèm theo văn bản đó (nếu có); đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước để xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng /Đội trưởng Đội Tổng hợp/Tổ trưởng Tổ Tham mưu tổng hợp (hoặc người được đơn vị giao) kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình người ký văn bản.
3. Cỡ chữ ký nháy không lớn hơn độ rộng một dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.
Điều 12. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của Pháp luật, quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
2. Ký văn bản của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn thực hiện theo quy định tại Điều 12 và Mục 5 Quy chế này.
a) Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn có quyền ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền. Cục trưởng có thể giao cho các Phó Cục trưởng ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Các Phó Cục trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Cục trưởng về các nội dung văn bản mà mình đã ký.
b) Trong trường hợp đặc biệt, Cục trưởng có thể ủy quyền cho Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Cục ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số loại văn bản thuộc thẩm quyền ký của Cục trưởng. Việc giao ký thừa ủy quyền phải ủy quyền đích danh, có thời hạn và được quy định bằng văn bản. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước người ủy quyền về nội dung văn bản được ủy quyền ký.
c) Cục trưởng có thể giao cho lãnh đạo Văn phòng hoặc lãnh đạo đơn vị thuộc Cục ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh thực hiện theo quy định tại Quyết định số 389/QĐ-HQLS ngày 06/3/2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn ban hành Quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn và Điều 33 của quy chế này.
3. Ký văn bản của Chi cục, Đội Kiểm soát Hải quan
Chi Cục trưởng và Đội trưởng Đội Kiểm soát Hải quan có quyền ký tất cả văn bản thuộc thẩm quyền. Chi cục trưởng/Đội trưởng Đội kiểm soát Hải quan có thể giao cho cấp Phó Chi cục/Phó Đội trưởng Đội kiểm soát Hải quan ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật.
4. Khi ký văn bản không dùng bút chì; bút mực đỏ, bút mực đen hoặc các loại bút mực dễ phai để ký văn bản.
Điều 13. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức văn bản sao được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao:
a) Sao văn bản đi:
- Chánh Văn phòng quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do Cục phát hành;
- Đội trưởng Đội Tổng hợp/Tổ Tham mưu tổng hợp thuộc Chi cục và đơn vị tương đương quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do đơn vị phát hành.
b) Sao văn bản đến:
Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản đến do lãnh đạo Văn phòng Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn, Đội trưởng Đội Tổng hợp/Tổ tham mưu tổng hợp thuộc Chi cục và đơn vị tương đương quyết định.
Trường hợp văn bản đến nhận qua mạng, fax, thư điện tử (không phải bản chính nên không thực hiện được thủ tục sao văn bản), nếu nội dung có tính chất tham khảo thì các đơn vị khai thác trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng; nếu nội dung yêu cầu áp dụng thực hiện thì đơn vị nghiệp vụ có văn bản hướng dẫn, gửi kèm.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo Cục/lãnh đạo đơn vị ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 14. Nguyên tắc chung
1. Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn/ các Chi cục và đơn vị tương đương phải được quản lý tập trung tại văn thư Cục/ văn thư Chi cục và đơn vị tương đương để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của Pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản “Khẩn” đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.
4. Tất cả các văn bản mật, văn bản đến, văn bản đi không nằm trong danh mục bí mật nhà nước nhưng hạn chế công bố theo quy định của thủ trưởng cơ quan không được gửi, luân chuyển trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng.
5. Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại văn bản đến cho Văn thư Cục/ văn thư Chi cục và đơn vị tương đương tương ngày làm việc để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.
Điều 15. Trình tự văn bản đến
Tất cả các văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản giấy đến
a.1) Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho lãnh đạo cấp trên trực tiếp (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản để ghi nhận tình trạng văn bản tại thời điểm nhận.
a.2) Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ do nhân viên bảo vệ cơ quan người được phân công tiếp nhận vào sổ theo dõi. Trường hợp trên bì văn bản có đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ thì phải báo cáo ngay với lãnh đạo cấp trên trực tiếp hoặc cá nhân liên quan (nếu bì văn bản ghi rõ tên cá nhân) để xử lý Trường hợp trên bì văn bản không đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ thì chuyển cho văn thư cơ quan đầu giờ làm việc tiếp theo.
b) Tiếp nhận văn bản đến qua máy Fax, thư điện tử, văn bản qua mạng (văn bản điện tử).
b.1) Công chức Văn thư phải thường xuyên kiểm tra văn bản đến qua máy Fax, thư điện tử, văn bản điện tử. Khi tiếp nhận văn bản đến bằng các hình thức trên, cần kiểm tra số lượng trang của mỗi văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót, thiếu phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b.2) Thời điểm nhận văn bản điện tử là thời điểm văn bản điện tử nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định. Văn thư có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.
b.3) Văn bản điện tử gửi đến phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản giấy đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
a) Loại công chức Văn thư không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, các loại hồ sơ thầu có ghi không được bóc bì trước khi mở thầu, các bì văn bản có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. Đối với các bì văn bản mật, công chức văn thư phải trình người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Loại do công chức Văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư nặc danh, khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh thêm về nội dung, một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản.
c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA(A11) và Thông tư số 161/2014/TT-BTC .
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (kể cả giờ trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua fax, thư điện tử hoặc qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra và đóng dấu “Đến”.
b) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc ghi vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IV Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14/4/2017.
4. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.
a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a.1) Lập sổ đăng ký văn bản đến: Tùy theo số lượng văn bản đến của cơ quan nhiều hay ít mà lập các số đăng ký cho phù hợp.
a.2) Nội dung đăng ký văn bản đến: phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Mẫu sổ, cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14/4/2017.
b) Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống quản lý điều hành qua mạng
b.1) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng hệ thống quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b.2) Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng, gồm các nội dung sau: Số công văn, số đến, nơi gửi, ngày, tháng, trích yếu văn bản (ghi cụ thể, không viết tắt), tài liệu, hồ sơ kèm theo (nếu có)... Sau khi được đăng ký, văn thư quét bản giấy và gắn bản điện tử, tiến hành phân luồng xử lý cho đơn vị theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng trừ những trường hợp không công khai nội dung được thực hiện theo quy định pháp luật, quy định của ngành
b.3) Danh mục văn bản đến đăng ký vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng hàng ngày phải được in ra giấy để các đơn vị liên quan rà soát, ký nhận và đóng thành quyển để quản lý theo thứ tự thời gian.
b.4) Văn bản mật đến được đăng ký sổ riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ và mạng diện rộng.
Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm phê duyệt và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản điện tử gửi đến nếu cần thiết phải được in ra và thực hiện các thủ tục trình, chuyển giao và giải quyết như văn bản giấy.
Trường hợp văn bản đến qua hệ thống mạng có liên thông với hệ thống quản lý điều hành qua mạng của Tổng cục Hải quan, của các đơn vị thì được cập nhật, chuyển vào mục văn bản đến của đơn vị và thực hiện quy trình chuyển giao như đối với văn bản đến đăng ký mới.
1. Trình văn bản đến
a) Tại Cục/Đơn vị trực thuộc Cục có dấu riêng, văn bản đến phải được kịp thời trình cho cấp có thẩm quyền phê duyệt xem xét, phân phối.
b) Căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của đơn vị, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị và cá nhân, người có thẩm quyền phê duyệt văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
c) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Sau khi có ý kiến phê duyệt của người có thẩm được chuyển lại văn thư đăng ký bổ sung, quét và gắn nội dung lên hệ thống quản lý điều hành qua mạng, đối với trường hợp văn bản đến được gửi qua trục liên thông từ CloudOffice, văn thư căn cứ vào ý kiến phê duyệt để phân luồng xử lý tới đơn vị.
2. Chuyển giao văn bản đến
a) Chuyển giao văn bản giấy đến
a.1) Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản gốc phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
a.2) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, công chức văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm phải vào sổ đăng ký của đơn vị hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phê duyệt, chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho đơn vị, cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
a.3) Các đơn vị lập sổ chuyển giao văn bản đến (Mẫu Sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI).
b) Chuyển giao văn bản fax, văn bản điện tử đến
b.1) Đối với trường hợp văn bản đến được xử lý trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng, văn thư căn cứ vào ý kiến phê duyệt, tiến hành phân luồng xử lý tới đúng địa chỉ đã duyệt để theo dõi xử lý.
b.2) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, qua thư điện tử, Văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã nhận.
Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc được pháp luật quy định và theo quy định tại quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. Đối với những văn bản đến có đóng dấu mức độ khẩn phải ưu tiên tập trung xử lý trong thời gian sớm nhất.
b) Quy trình xử lý, thời gian giải quyết văn bản đến (hoặc giải quyết công việc được lãnh đạo Cục giao) của các đơn vị thuộc và trực thuộc được thực hiện đúng trình tự, thời gian quy định tại Điều 22, Điều 23 Quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn ban hành kèm theo Quyết định số 389/QĐ-HQLS ngày 06/3/2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Người đứng đầu Tất cả các loại văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy chế làm việc của cơ quan hoặc yêu cầu của Lãnh đạo Cục đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết qua sổ theo dõi hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng. Văn thư Cục/văn thư các đơn vị có trách nhiệm theo dõi, cập nhật kết quả xử lý các văn bản, công văn đến trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng và đôn đốc các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết xử lý đúng thời hạn.
b) Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
b.1) Người đứng đầu cơ quan, đơn vị giao cho Chánh Văn phòng/ Đội trưởng Đội Tổng hợp/ Tổ trưởng tổ tham mưu tổng hợp thực hiện theo dõi, đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan;
b.2) Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết... để báo cáo Chánh Văn phòng/ Đội trưởng Đội Tổng hợp/ Tổ trưởng tổ tham mưu tổng hợp.
b.3) Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, công chức văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn, các đơn vị thuộc và trực thuộc phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
2. Đăng ký văn bản đi;
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Điều 20. Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, địa danh của văn bản
1. Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, thẩm quyền ký và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời yêu cầu người soạn thảo văn bản sửa lại theo đúng quy định.
Khi phát hành văn bản có nội dung bí mật Nhà nước phải có phiếu đề xuất chế độ mật do Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc người ký văn bản phê duyệt và được lưu cùng bản gốc văn bản tại Văn thư. Phiếu đề xuất chế độ mật thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VII tại quy chế này.
2. Ghi số và ngày, tháng văn bản
a) Ghi số của văn bản
a.1) Tất cả văn bản đi đều được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, đơn vị do văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Văn thư lấy chung một hệ thống số đối với tất cả các quyết định cá biệt, quy định, quy chế, hướng dẫn (bao gồm cả quyết định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định ấn định thuế...);
a.2) Văn bản mật đi được đăng ký và quản lý bằng hệ thống số riêng (cả công văn và Quyết định);
Việc ghi số văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ;
b) Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện tại điểm b, khoản 1 Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
c) Ghi địa danh văn bản
Địa danh trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở.
c.1) Địa danh ghi trên văn bản của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn, Chi cục Kiểm tra sau thông quan và các đơn vị thuộc Cục thì ghi là “Lạng Sơn”;
c.2) Địa danh ghi trên văn bản của các đơn vị Hải quan trực thuộc /Đội Nghiệp vụ thì ghi tên của huyện nơi đơn vị đó đóng trụ sở. Ví dụ:
+ Địa danh ghi trên văn bản của Chi cục Hải quan Tân Thanh ghi là: Văn Lãng;
+ Địa danh ghi trên văn bản của Đội Nghiệp vụ Nà Nưa thuộc Chi cục Hải quan Tân Thanh ghi là: Tràng Định.
Điều 21. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ Đăng ký văn bản đi hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Căn cứ số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các đơn vị quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VIII tại quy chế này.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng
Việc đăng ký (cập nhật, quét và gắn tệp) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng hệ thống chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan.
Đối với những văn bản đi chưa công bố, chỉ thực hiện đăng ký các tiêu chí để quản lý theo chương trình nhưng không quét và gắn nội dung thực hiện theo quy định của Tổng cục hải quan và của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
Điều 22. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và đóng dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
b) Đối với các văn bản có phụ lục hoặc tài liệu kèm theo, văn bản có độ mật, đơn vị chủ trì tham mưu soạn thảo phải phối hợp với Văn thư Cục/Văn thư đơn vị để thực hiện và kiểm soát việc nhân bản, trong đó:
Trách nhiệm của đơn vị chủ trì soạn thảo: Cử cán bộ trực tiếp bàn giao bộ tài liệu với văn thư Cục/văn thư đơn vị. Bộ tài liệu để nhân bản, phát hành và lưu tại Văn thư đơn vị phải có chữ ký nháy bằng mực tươi của Lãnh đạo đơn vị/Lãnh đạo Phòng ở tất cả các trang. Trường hợp cần thiết, thì phối hợp kiểm tra nội dung văn bản, tài liệu sau khi nhân bản.
Trách nhiệm của văn thư Cục/Văn thư đơn vị: Thực hiện nhân bản và phát hành văn bản theo quy định.
c) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Cục và được thực hiện theo quy định tại khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ tươi.
c) Đóng dấu vào các phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Khi đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng không quá 05 trang/tờ văn bản.
3. Đóng dấu độ mật, khẩn.
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc” hẹn giờ), trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Việc đóng dấu các độ mật (“Mật”, “Tuyệt Mật”, “Tối mật”) và dấu “Tài liệu thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu độ mật, độ khẩn và dấu phạm vi lưu hành (“Trả lại sau khi họp”, “Xem xong trả lại”, “Lưu hành nội bộ”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm c, khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
Điều 23. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì
Kích thước của bì phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được đưa vào bì.
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA .
b) Trình bày và viết bì
Văn thư cần ghi số văn bản vào góc bên trái của bì để đơn vị nhận đối chiếu, kiểm tra.
c) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản đưa vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý gấp mặt giấy có dấu vào bên trong để tránh nhòe dấu. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điểm i, k, l, m khoản 4 Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA .
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan
Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan do công chức văn thư chuyển vào ô văn thư đến của các đơn vị.
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Văn bản đi do công chức văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận văn bản ký nhận vào sổ.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện
Văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống Bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục X). Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận xác nhận vào sổ giao nhận .Văn bản đi có đóng độ khẩn phải chuyển phát nhanh ngay trong ngày. Văn bản đi được gửi bảo đảm và được chuyển phát trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
d) Chuyển phát văn bản bằng máy Fax, qua hệ thống quản lý điều hành qua mạng, thư điện tử
Văn bản đi có thể được chuyển giao cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua hệ thống quản lý điều hành qua mạng, thư điện tử, sau đó gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
đ) Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
Việc chuyển phát văn bản mật qua hệ thống máy mã thoại của đơn vị thực hiện theo Quy chế quản lý, sử dụng máy mã thoại - fax trong ngành Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 38/QĐ-TCHQ ngày 15/7/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.
3. Theo dõi chuyển phát văn bản đi
Công chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản (nếu cần). Việc xác định văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do người nhận thay đổi địa chỉ...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Đội trưởng Đội Tổng hợp, Tổ trưởng tổ tham mưu tổng hợp (đối với các đơn vị hải quan trực thuộc) để xem xét, giải quyết.
4. Sửa đổi, thay thế và đính chính văn bản đi
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
Điều 24. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản: bản gốc (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) lưu tại văn thư cơ quan và bản chính (có chữ ký Photocopy, đóng dấu đỏ của cơ quan) lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp thứ tự đăng ký.
3. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
4. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Công chức văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi bản lưu và định kỳ giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Cá nhân, cơ quan, đơn vị có yêu cầu sử dụng bản lưu phải có phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu được quy định tại Quy chế công tác lưu trữ của Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 25. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc bao gồm
a) Lập hồ sơ thông thường (văn bản giấy) gồm:
a.1) Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
a.2) Thu thập văn bản vào hồ sơ:
Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc.
a.3) Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Thời điểm được tính là kết thúc hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong. Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
b) Lập hồ sơ trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng gồm mở hồ sơ và kết thúc hồ sơ. Hồ sơ, công văn đến, công văn đi được phê duyệt, xử lý, cập nhật trên mạng trong mục công văn đi, đến, đã gắn nội dung văn bản số hóa trên mạng. Văn bản điện tử phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy cập văn bản điện tử đó.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
d) Hồ sơ phải được biên mục chi tiết, đầy đủ theo quy định tại Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan.
Điều 26. Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cơ quan
1. Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu được lập trong quá trình giải quyết công việc, có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan (bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng) theo thời hạn được quy định tại Quy chế lưu trữ ngành Hải quan.
2. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm (02 năm) kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Điều 27. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cơ quan
1. Chánh Văn phòng có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho Cục trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn;
b) Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục vào lưu trữ cơ quan.
2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn chịu trách nhiệm chỉ đạo việc lập, cập nhật danh mục hồ sơ công việc, nhiệm vụ công tác mà đơn vị dự kiến triển khai trong năm để tạo lập danh mục hồ sơ; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.
3. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân đều phải lập hồ sơ về công việc đó; hoàn tất hồ sơ đến khi công việc kết thúc, thống kê văn bản có trong hồ sơ theo quy định tại Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan, bàn giao cho người có trách nhiệm quản lý hồ sơ của đơn vị đến thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
4. Trách nhiệm của lưu trữ đơn vị ở giai đoạn hiện hành hoặc văn thư đơn vị
a) Tập hợp danh mục hồ sơ dự kiến của đơn vị trong năm và gửi về lưu trữ cơ quan trước ngày 15 tháng 2 hàng năm (theo phụ lục số XI tại quy chế này; theo dõi các hồ sơ theo danh mục của đơn vị mình;
b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa nộp cho lưu trữ cơ quan); thống kê danh mục hồ sơ thực tế đã hình thành trong năm của đơn vị;
c) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị hết giá trị hiện hành và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định (theo phụ lục số XII tại quy chế này.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 28. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn việc quản lý, sử dụng con dấu của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
Đội trưởng Đội Tổng hợp/ Tổ trưởng Tổ Tham mưu tổng hợp chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng/ Đội trưởng Đội Kiểm soát Hải quan việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình.
2. Con dấu của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn, các đơn vị trực thuộc phải được giao bằng quyết định cho công chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức văn thư được giao sử dụng, quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc bảo quản, sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản an toàn trong tủ sắt chống cháy hoặc két sắt chống cháy, có khóa đảm bảo tại phòng làm việc của công chức văn thư trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của của Cục trưởng/Chi cục trưởng/Đội trưởng Đội Kiểm soát Hải quan (đơn vị có sử dụng con dấu riêng) và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu.
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức văn thư phải báo cáo lãnh đạo Cục/lãnh đạo đơn vị làm thủ tục đổi dấu. Trường hợp con dấu bị mất người đứng đầu cơ quan phải lập biên bản, báo cáo cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động phải giao nộp con dấu cũ cho Văn phòng từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành. Văn phòng có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ để giao nộp cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 29. Sử dụng con dấu
1. Công chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị.
2. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản khi văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền và có quyền từ chối đóng dấu khi văn bản không đúng thể thức, không có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Mục 5. THẨM QUYỀN KÝ VĂN BẢN TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH LẠNG SƠN
Điều 30. Con dấu và tên cơ quan ban hành văn bản
1. Văn bản do Cục trưởng ký hoặc do Phó Cục trưởng ký thay Cục trưởng, Thủ trưởng đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn ký thừa lệnh (TL.) hoặc thừa ủy quyền (TUQ.) Cục trưởng được đóng dấu Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn có tên cơ quan ban hành văn bản là Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
2. Văn bản do Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn có con dấu hành chính riêng được đóng dấu của đơn vị, tên cơ quan ban hành văn bản là tên của đơn vị đó.
Điều 31. Thẩm quyền ký văn bản của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn
Cục trưởng được ký và đóng dấu đơn vị đối với các văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền theo quy định của pháp luật, của Bộ Tài chính về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị, gồm:
1. Văn bản trao đổi nghiệp vụ với các đơn vị cấp tương đương trong và ngoài Ngành để làm rõ các vấn đề về chế độ, chính sách có liên quan trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục chỉ đạo, giải quyết.
2. Văn bản hướng dẫn, giải quyết các vướng mắc về nghiệp vụ đã được quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật, quy trình, quy chế của ngành Hải quan thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
3. Văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ nghiệp vụ còn thiếu theo quy định mà Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn gửi về Tổng cục xin ý kiến hoặc xử lý theo thẩm quyền Cục trưởng; văn bản chuyển hồ sơ, tài liệu do cơ quan, tổ chức gửi đến Tổng cục Hải quan thuộc thẩm quyền giải quyết của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
4. Văn bản trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực chuyên môn đơn vị phụ trách.
5. Văn bản quy định quy chế làm việc, kỷ cương kỷ luật nội bộ, hệ thống công tác, các loại báo cáo công tác định kỳ và đột xuất của đơn vị.
6. Quyết định phê duyệt đơn vị trúng thầu, phê duyệt dự toán, quyết toán trong công tác đấu thầu mua sắm; quyết định chi phối hợp nghiệp vụ... đối với các khoản ngân sách được phân cấp cho đơn vị quản lý và sử dụng trong hạn mức theo quy định.
7. Giấy mời lãnh đạo Tổng cục, các tổ chức và cá nhân trong và ngoài Ngành dự các cuộc họp do đơn vị tổ chức và chủ trì.
8. Văn bản đính chính sai sót về kỹ thuật trong các văn bản của đơn vị ban hành, đóng dấu riêng của đơn vị; Văn bản thu hồi văn bản do lãnh đạo đơn vị ký và đóng dấu riêng của đơn vị khi có sai sót về nội dung, thẩm quyền.
9. Thư công tác, thư thăm hỏi, thư chúc mừng nhân danh Thủ trưởng đơn vị đối với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành Hải quan.
10. Văn bản giải quyết các vấn đề về chính sách, chế độ, tổ chức, nhân sự thuộc nội bộ đơn vị.
11. Giấy khen của Thủ trưởng đối với các tập thể và cá nhân trong đơn vị theo phân cấp và thẩm quyền khen thưởng quy định chung trong ngành Hải quan.
12. Các văn bản hành chính thông thường khác trong hoạt động của nội bộ đơn vị.
Điều 32. Thẩm quyền ký văn bản của Phó Cục trưởng
Các Phó Cục trường ký thay (KT.) Cục trưởng các văn bản thuộc thẩm quyền của Cục trưởng quy định tại Điều 31 trên đây theo lĩnh vực công tác được phân công phụ trách và các văn bản khác theo phân công của Cục trưởng.
Điều 33. Thẩm quyền ký thừa lệnh (TL)
Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục được ký thừa lệnh (TL) và sử dụng con dấu của Cục để ban hành các văn bản về chuyên môn nghiệp vụ, trao đổi thông tin, nhắc việc trong nội bộ Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn như sau:
1. Thông báo, hướng dẫn triển khai những vấn đề về nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
2. Văn bản yêu cầu bổ sung các chứng từ, tài liệu còn thiếu theo quy định mà các tổ chức, cá nhân khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.
3. Thông báo kế hoạch kiểm tra công tác đối với các đơn vị trong Ngành sau khi đã được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.
Điều 34. Quy định cụ thể về các loại văn bản được ký thừa lệnh Cục trưởng
Thủ trưởng một số đơn vị thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn được thừa lệnh (TL.) Cục trưởng ký một số văn bản thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của đơn vị như sau:
1. Chánh Văn phòng
a) Giấy giới thiệu công tác, giấy đi đường
b) Sao văn bản, giấy tờ được phép lưu hành theo quy định, các loại văn bản thuộc phạm vi quản lý của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn liên quan đến công tác quản lý hải quan và công tác quản lý nội bộ.
c) Thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận của Lãnh đạo Cục về việc triển khai nhiệm vụ của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
d) Công văn triệu tập hội nghị, giấy mời họp đối với các đơn vị, cá nhân thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn.
đ) Báo cáo việc triển khai hệ thống kế hoạch công tác tuần, tháng của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn theo yêu cầu của Tổng cục Hải quan.
e) Công văn đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thuộc và trực thuộc thực hiện các công việc theo chỉ đạo của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn và công văn thực hiện phối hợp với các đơn vị, cơ quan khác có liên quan.
2. Trưởng Phòng Tổ chức cán bộ và Thanh tra:
- Cấp Giấy nghỉ phép hàng năm cho cán bộ, công chức, hợp đồng lao động khi đã được Lãnh đạo Cục phê duyệt tại Giấy xin nghỉ phép.
- Xác nhận hồ sơ, giấy tờ của công chức, cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn bao gồm: Hồ sơ, lý lịch và chính sách chế độ của cán bộ, công chức.
3. Thủ trưởng các đơn vị được ký thừa lệnh (TL) Cục trưởng theo quy định tại điểm 1, 2 Điều này có thể giao ủy quyền lại cho cấp phó ký thay (KT.) một số văn bản theo mảng công việc được phân công phụ trách.
Điều 35. Ký thừa ủy quyền
1. Việc ký thừa ủy quyền (TUQ.) Cục trưởng của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn thực hiện theo văn bản ủy quyền riêng của Cục trưởng theo từng nội dung, vụ việc cụ thể và đảm bảo đúng trình tự, thủ tục theo quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. Văn bản ủy quyền của Cục trưởng phải nêu rõ là “ký thừa ủy quyền”, những văn bản cụ thể được ký thừa ủy quyền (phạm vi ủy quyền). Văn bản ủy quyền phải thực hiện đúng thể thức, đóng dấu Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. Người được ủy quyền ký văn bản không được ủy quyền lại cho người khác ký thay.
2. Quy định về thủ tục ký thừa ủy quyền:
a) Đối với những loại văn bản liên quan đến một mảng công tác mà thủ trưởng đơn vị thường xuyên ký thừa ủy quyền (TUQ.) Cục trưởng, định kỳ vào cuối năm công tác, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục cần chủ động đề xuất nội dung công việc có liên quan cần được Cục trưởng ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền (TUQ.). Thời hạn ủy quyền trong vòng 01 năm công tác tiếp theo hoặc tháng, quý, hoặc cho đến hết thời gian xử lý xong loại công việc đó (có ghi cụ thể thời hạn ủy quyền là đến ngày, tháng, năm nào). Khi hết thời hạn ủy quyền nêu trong văn bản, nếu chưa được Cục trưởng tiếp tục ủy quyền bằng văn bản cụ thể khác thì văn thư Cục không làm thủ tục phát hành văn bản.
b) Đối với những loại văn bản cụ thể, đột xuất do thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền (TUQ.) Cục trưởng, không mang tính lặp đi lặp lại nhiều lần thì phải lưu 01 bản sao văn bản ủy quyền cùng bản gốc văn bản tại văn thư Cục. Bản gốc văn bản ủy quyền lưu cùng hồ sơ công việc.
Chương III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 36. Tổ chức thực hiện
1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn để đảm bảo thực hiện thống nhất, đúng quy định.
2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn có trách nhiệm phổ biến, tổ chức thực hiện nội dung Quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức, nhân viên trong đơn vị.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu các văn bản dẫn chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới thì áp dụng theo các văn bản mới. Nếu có phát sinh, vướng mắc, thủ trưởng các đơn vị phản ánh về Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn (qua Văn phòng) để xem xét, sửa đổi, bổ sung kịp thời.
Điều 37. Khen thưởng và kỷ luật
Đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư được tổng hợp chung vào thành tích hoàn thành nhiệm vụ công tác chuyên môn để biểu dương, khen thưởng. Trường hợp đơn vị, cá nhân vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật./.
