Gộp sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) là cần thiết để đảm bảo quyền lợi khi người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên. Cũng theo quy định của pháp luật, một người không được phép có 2 sổ BHXH.
Căn cứ tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH có nêu rõ: “Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”
Như vậy, gười tham gia có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH.
Thủ tục gộp sổ BHXH cho người lao động
Hướng dẫn thủ tục gộp sổ BHXH
Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH
Kiểm tra thông tin các nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH
Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.
Hồ sơ bao gồm:
- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
- Sổ BHXH sai thông tin
- Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/...)
- Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
=> Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin
Lưu ý: Trường hợp số CMTND/Thẻ căn cước trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh
Bước 2: Kiểm tra nột dung ghi nhận sổ BHXH
Qúa trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh
Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.
Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,....=> Làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH
Hồ sơ bao gồm:
- Sổ BHXH
- Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ .... (nếu có)
- Mẫu D02-TS (nếu có)
=> Nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH
Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH
Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:
- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
- 2 sổ BHXH
- Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
Thời gian giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy đinh. Không quá 45 ngày đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị.
Trên đây là thủ tục gộp sổ BHXH mới nhất theo đúng quy định của pháp luật. Chúc các bạn thành công!
